pptialfalah.id – Perpustakaan dan Insantri kolaborasi kembangkan perpustakaan digital. Dalam hal ini, Perpustakaan Al Falah menggunakan alternatif aplikasi SLiMS (Senayan Library Managemen System). SLiMS merupakan sistem automasi perpustakaan sumber terbuka (open source) yang berbasis web. Perpustakaan PPTI Al Falah Salatiga juga menggunakan aplikasi pendukung yaitu E-DDC (Electronic-Dewey Decimal Classification). E-DDC merupakan freeware untuk membantu pustakawan dalam menentukan klasifikasi koleksi buku dengan lebih cepat.
Kang Aji Ervanto adalah pencetus Perpustakaan digital di PPTI Al Falah Salatiga . Kala itu beliau menjabat sebagai ketua Insantri pertama sekaligus divisi humas perpustakaan, sekitar tahun 2016. Beliau bekerja sama dengan kepustakaan UNDIP dalam perintisan perpustakaan digital ini. Sistem digitalisasi perpus pesantren ini terinspirasi dari perpustakaan digital kampus yaitu sistem barcode dan ID anggota dalam pemindaian buku.
Langkah awal Kang Aji Ervanto untuk membuat perpustakaan digital yaitu membuat website pesantren, membuat sub domain dan mencari informasi tentang perpustakaan digital. Akhirnya Kang Aji Ervanto menemukan aplikasi SLiMS dan mempelajarinya. Kang Aji Ervanto memodifikasi SLiMS versi 8 agar sesuai dengan kebutuhan pesantren kemudian mengajarkannya kepada anggota perpus aktif (pengurus perpus).
Fitur-fitur dalam aplikasi SLiMS antara lain:
- Bibliografi, yang terdiri dari daftar bibliografi dan tambah bibliografi baru.
- Eksemplar, terdiri dari daftar eksemplar dan daftar eksemplar keluar.
- Salin katalog, terdiri dari layanan Z3950 SRU, layanan Z3950 dan layanan P2P.
- Peralatan, terdiri dari label barcodes printing dan pencetakan label.
- Iventaris, terdiri dari rekaman iventaris dan inisialisasi.
- Keanggotaan, terdiri dari lihat daftar anggota, tambah anggota dan tipe keanggotaan.
- Peralatan, terdiri dari kartu anggota, ekspor data dan impor data.
- Sirkulasi, terdiri dari mulai transaksi, pengembalian kilat, aturan pinjaman, sejarah peminjaman,daftar keterlambatan dan reservasi.
Sistem Perpus Digital vs Manual
Sebelum menggunakan sistem online, Perpus PPTI Al Falah Salatiga menggunakan web server, yaitu website yang pengaksesannya secara offline melalui komputer. Setelah sukses mengembangkan website, Kang Aji Ervanto mencoba mengupload SLiMS di domain perpus.pptialfalahsalati.ga dan akhirnya berhasil. Kemudian tahun 2018 bertepatan dengan perekrutan anggota baru, pengurus perpus kembali melakukan input buku dari angka 600 sampai 1800. Penginputan buku sebelumnya terhambat karena kurangnya anggota.
Keuntungan bagi pustakawan sendiri yaitu mempermudah pendataan inventaris buku. Selain itu sekretaris perpustakaan yang sebelumnya membutuhkan waktu lama dalam melakukan rekap buku, sekarang sudah lebih mudah. Sedangkan kemajuan yang lain yaitu lebih rapi dalam pendataan buku.
“Kemajuan perpustakaan PPTI Al Falah Salatiga sebenarnya banyak, tetapi yang berhubungan dengan penggunaan aplikasi SLiMS ini adalah menjadi lebih rapi dalam pendataan buku karena lebih mudah dan serba otomatis, jadi kami menambahi buku okehe kongopo kami tetep siap,” ujar Bahrul Ulum, sekretaris Perpustakaan PPTI Al Falah Salatiga.
Sistem kerja perpustakaan digital ini yaitu serba otomatis seperti peminjaman, pengembalian, dll. Apabila santri ingin meminjam buku maka petugas perpus akan membuatkan akun bagi pengunjung yang belum memiliki akun. Ketika sudah, maka anggota menyerahkan buku kepada petugas perpus. Kemudian petugas perpus akan memasukkan ID anggota dan melakukan scan barcode yang ada di belakang buku. Apabila pengembalian buku maka barcode tinggal di scan ulang. Jika pengurus ingin mengetahui buku yang belum kembali maka tinggal klik daftar keterlambatan. Lalu akan muncul nama peminjam dan nama buku. Berbeda dengan prosedur sebelumnya yang menggunakan sistem manual. Petugas harus menuliskan nama anggota, kamar, judul buku, dan tanggal pada buku untuk melakukan peminjaman.
Pada aplikasi ini juga terdapat sistem backup bagi anggota yang terlambat dalam pengembalian buku dan anggota yang sudah membayar denda ataupun belum. Waktu peminjaman buku untuk santri yaitu 3 hari sedangkan asatidz 7 hari. Dan untuk peminjaman skripsi baik asatidz maupun santri waktu peminjamannya sama yaitu 7 hari.
Perpus Digital Kembali Online
Web server hanya bisa diakses pada satu komputer dan hanya bisa diakses oleh satu orang saja. Hal ini menyebabkan Insantri mengembangkan website pesantren dengan hosting sendiri (penyimpanan web sendiri). Agar mempermudah dalam pengelolaan perpustakaan digital, maka dibuatlah subdomain perpus.pptialfalahsalatiga. Tujuannya supaya perpustakaan dapat diakses secara online yang sebelumnya belum terpikirkan untuk sistem online karena masih terkendala pada jaringan internet. Setelah Insantri memasang jaringan untuk mengelola media pesantren dan livestreaming, Insantri juga memasang jaringan internet di perpustakaaan dan kantor PSBB. Sehingga muncullah ide untuk meng-online kan kembali perpustakaan digital. Kemudian dibuatlah sub domain perpus.pptialfalah.id setelah itu web server diupload di hosting milik pesantren.
Peralihan sistem offline ke online dilakukan pada tanggal 19 mei 2020 oleh Insantri saat itu. Hal ini dilakukan karena sistem offline sering mengalami kendala sehingga web server harus diinstal ulang hingga total tiga kali. Peralihan sistem dilakukan supaya hal tersebut tidak terulang kembali. Pada saat itu juga insantri dan perpustakaan sudah memiliki jaringan internet.
Dalam hal ini, Insantri mengacu pada website sebelumnya yaitu perpus.pptialfalahsalati.ga. Kemudian Insantri membuat domain baru dengan nama perpus.pptialfalahsalatiga.com. Setelah itu, perpustakaan digital baru bisa di-online kan. Pengaktifan perpustakaan digital dilakukan sejak karantina gelombang pertama tetapi belum maksimal. Penyebabnya karena pengurus perpustakaan yang belum berada di pesantren dan ruang perpustakaan juga digunakan untuk karantina. Pengaktifan baru bisa terlaksana sepenuhnya setelah karantina gelombang ke enam. Pada saat itu sebagian besar pengurus perpustakaan sudah di pesantren dan perpustakaan sudah tidak digunakan untuk karantina. Pengurus perpustakaan mengubah buku induk dan melakukan input ulang dari awal serta mengubah urutan barcode bukunya. Penyebabnya yaitu karena banyaknya buku yang hilang dan banyak pula buku-buku baru.
Dalam pengembangan perpustakaan ini, insantri berperan aktif, antara lain:
- menyediakan hosting perpustakaan;
- memodifikasi aplikasi SLiMS sehingga sesuai dengan identitas pesantren;
- membuatkan sub domain;
- pemerataan jaringan;
- menangani troubleshoot dalam problem sistem online digital perpustakaan.
Melalui perpustakaan online pengunjung bisa mencari koleksi buku yang ada di perpus beserta letak rak dan ketersediaan buku tersebut. Sedangkan bagi pengurus bisa melakukan input buku, sirkulasi peminjaman dan mengetahui daftar keterlambatan.
Kemajuan yang dari perubahan sistem offline ke online adalah santri maupun pengurus dapat mengakses secara online. Santri dapat mengakses perpus melalui perpus.pptialfalah.id. Hal Ini menguntungkan dan memudahkan bagi pengurus perpustakaan.
Sosialisasi tentang perpustakaan digital pada pengurus perpustakaan setelah perekrutan sekitar 1 bulan lalu bersama dengan pelatihan penginputan buku. Jadi semua pengurus perpus baik yang lama maupun yang baru sudah tahu cara menggunakan aplikasi ini. Sedangkan sosialisasi untuk semua santri belum terlaksana. Sehingga, sebagian besar belum tahu apabila santri PPTI Al Falah bisa mengakses perpustakaan secara online.
Santri juga dapat merekomendasikan buku-buku yang belum ada di Perpustakaan melalui google form yang tersebar melalui WhatsApp. Akan tetapi tidak semua rekomendasi buku-buku tersebut bisa terbeli. Karena pengurus perpustakaan harus menyeleksi antara buku pengetahuan umum, novel, dan buku mata kuliah untuk referensi. Para santri dapat memberi masukan mengenai perpustakaan melalui instagram perpustakaan yaitu Perpusalf_15 ataupun melalui kotak saran yang tersedia di perpus.
Kendala dalam menerapkan digital perpustakaan antara lain:
1. Biaya untuk mengupgade komputer ke spek yang lebih tinggi
2. Biaya untuk membayar jaringan internetBiaya membayar hosting
3. Kendala SDM karena dengan kita menggunakan hosting online kita harus menyediakan orang-orang yang paham apa itu hosting, website, domain, dll.
Kelebihan perpustakaan digital yaitu:
- Memudahkan pengurus dalam sirkulasi peminjaman dan pengembalian buku;
- Lebih cepat dan hemat waktu;
- Memudahkan pendataan buku;
- Memudahkan administrasi dalam pengelolaan denda.
Sedangkan kekurangan perpustakaan digital antara lain:
1. Memerlukan SDM yang memadai
2. Semua pengurus perpustakaan harus paham dengan system sirkulasi secara digital;
3. Proses pendataan buku duakali lebih lama karena kita memerlukan barcode dan kode iventaris.
Harapan Kang AJi Ervanto yaitu sistem digital perpustakaan bisa berguna seterusnya di PPTI Al Falah dan instansi-instansi pendidikan, khususnya pesantren-pesantren di seluruh Indonesia supaya terciptanya kemajuan teknologi di pesantren.
Pesan kesan dari Kang Ulum selaku sekretaris perpustakaan adalah, Santri PPTI Al Falah Salatiga bisa menaati tata tertib dan dapat menggunakan perpustakaan dengan sebaik mungkin.
“Jadi santri tidak cukup mengaji dan mengabdi. Jadilah santri yang berinovasi dan melek teknologi.”
